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Wie führt man ein erfolgreiches virtuelles Event durch?
Welche Anforderungen und Stolpersteine gibt es?

Aktuell herrscht Veranstaltungsverbot. Wie begeistere ich jetzt mein Publikum, meine Kunden, Lieferanten oder Händler? Auf einmal sprechen alle über virtuelle Events. Unsere Hoffnung ist, dass sie die Rettung sind – zumindest vorübergehend. Es gibt jedoch eine große Herausforderung: die meisten Event-Planer haben noch nie ein virtuelles Event geplant. 

Die zentralen Fragen sind: Wie transformiere ich mein Event in ein virtuelles Format? Welche Fallstricke gibt es? Wer kann mich dabei unterstützen?
Hier haben wir die wichtigsten Infos zur Transformation und erste Schritte zusammengefasst.

Virtuelle Events: von der Nische zum Mainstream?

Virtuelle Events waren bisher eine Nische. Sie waren nur für spezielle Branchen oder bestimmte Veranstaltungsformate geeignet. Doch jetzt stehen bei uns die Telefone nicht mehr still. 

Virtuelle Events können in der Krise in einzelnen Bereichen einen großen Sprung nach vorn ermöglichen. Zwar ersetzen virtuelle Events – wie wir unten sehen werden – Live-Events in vielen Bereichen nicht so einfach, aber sie sind vorübergehend eine echte Alternative.

Wir beschreiben hier, welche Event-Formate sich eignen, wie man vorgehen kann und am wichtigsten: Wir helfen dabei, die Anforderungen zu strukturieren, damit ein virtuelles Event ein Erfolg werden kann. Denn die Herausforderungen sind etwas anders als bei einem Live Event.

Was sind die wichtigsten Unterschiede zwischen virtuellen Events und Live-Events?

Klassische Live-Event Formate sprechen je nach Gestaltung alle Sinne des Teilnehmers an (sehen, hören, berühren, riechen, schmecken). Es herrschen viele Freiheitsgrade und (un)gesteuerte Zufälle bewirken ihren Reiz, insbesondere beim Networking. Doch bei virtuellen Events gibt es deutlich weniger Freiheitsgrade. Die Experience beschränkt sich auf Bild und Ton am Rechner oder Smartphone zu Hause. Diese werden wiederum beeinflusst von persönlichen technischen Gegebenheiten, wie der Internetverbindung oder Hardware-Ausrüstung.

Das heißt die klassische Live-Experience lässt sich nicht 1zu1 auf virtuelle Event-Formate übertragen. Das muss ein virtuelles Event aber auch nicht leisten. Gerade jetzt in der Krise geht es vor allem darum, unsere Business Ziele zu erreichen und das geht bei fast allen Event Formaten auch virtuell. 

Chancen und Herausforderungen bei virtuellen Events

Vor der Umsetzung gilt es einige Chancen aber auch Herausforderungen zu beachten.

Alle diese Herausforderungen sind lösbar. Es kommt aber auf die richtige Vorarbeit bei den eigenen Anforderungen an (siehe Checkliste unten).

Generell gilt: Die Vorteile für ein virtuelles Event sind sehr attraktiv. Aber alles, was bei einem Live-Event beachtet werden muss, gilt bei einem virtuellen Event genauso – teilweise sogar noch mehr.

Hohen No-Show-Raten bei virtuellen Events entgegenwirken

Beispielsweise gibt es bei virtuellen Events in der Regel deutlich höhere No-Show-Raten. 50-70% sind keine Seltenheit – gerade bei Zielteilnehmern und Entscheidern. Da die Teilnehmer keinen logistischen Aufwand haben, wird sich “schnell mal angemeldet”. Ob der Teilnehmer aber später wirklich Zeit und Interesse hat, entscheidet sich später.

1. Personalisierung und Segmentierung

Gegen die hohen No-Show-Raten bei virtuellen Events gibt es zwei probate Mittel: 

(1) Mithilfe einer Personalisierung während des Anmeldeprozesses und intelligenten Erinnerungsmailings No-Show steuerbar machen und 

(2) durch segmentierte Einladungswellen die Relevanz der eigenen Inhalte für den Teilnehmer erhöhen. 

Es müssen also nicht die Inhalte für virtuelle Events geändert werden. Allein die Personalisierung der Teilnehmerreise vor dem Event erreicht bei virtuellen Events einen großen Effekt. 

2. Vorbefüllte Anmeldedaten

Ein weiterer Hebel bei virtuellen Events sind vorbefüllte Anmeldedaten aus der Einladung, die sog. 1-Klick-Buchung, um die Konvertierung am Smartphone zu verbessern. 

Da das Teilnehmer-Engagement während des virtuellen Events erfahrungsgemäß geringer ist, wird auch hier anders vorgegangen als bei Live-Events. Die Kommunikation vor und nach dem Event rückt daher stärker in den Vordergrund, um die Event-Ziele zu erreichen.

Das ist vergleichbar mit Online Shops, die sich anschicken, den offline Einkaufsladen abzulösen: Der Online Shop braucht nicht einfach nur den Shop. Außen herum sind sehr viele Elemente aus dem personalisierten Marketing gebaut, damit der Kunde in den Online Shop findet und – mit etwas Engagement – auch wirklich sein Kaufziel erfüllt. Da gibt es Blogs, Newsletter, Reviews, Online Kaufempfehlungen, etc. Nach dem Kauf wird der Kunde entsprechend weiter betreut. Das ist beim virtuellen Event nicht anders. Die Teilnehmerreise um das Event herum gewinnt an Gewicht.

Das Teilnehmer Engagement während des Events lässt sich auf unterschiedliche Weise steigern. Es kommt am Ende darauf an, welche Ziele ich mit meiner Veranstaltung verfolge und wie viel Aufwand ich bereit bin in Kauf zu nehmen.

Beispiel 1 – Vorträge mit Experience Sharing: Nach einem kurzen Live-Vortrag haben die Teilnehmer die Möglichkeit, über einen Chat Fragen einzustellen. Wenn es der Chat erlaubt, Fragen hoch oder runter zu voten, kann sich der Präsentator auf die drängendsten Fragen konzentrieren. Dadurch wird eine dynamische Interaktion auf Basis von Feedback ermöglicht. Zusätzlich steigert der Voting-Prozess bei den Teilnehmern das Engagement, da sie sich mit den anderen Fragen auseinandersetzen.

Beispiel 2 – Live-Host: Bei größeren virtuellen Events können weitere Live-Elemente eine Atmosphäre generieren. So z.B. mit Hilfe eines Live-Hosts: Aus einem Studio heraus läuft eine Live-Übertragung mit einem Moderator. Der Moderator kann Vorträge ankündigen und Speaker, Veranstalter oder sogar Teilnehmer interviewen. Als auto-Video kann die Moderation in der Lobby übertragen werden und so die Teilnehmer durch das virtuelle Event begleiten.

Möglichkeiten für das Live-Engagement

Für das Live-Engagement gibt es eine ganze Reihe von Möglichkeiten. Hier ein Überblick:

Welche virtuellen Event-Konzepte gibt es?

Jedes Event ist anders. Das gilt bei klassischen Live-Events wie auch bei virtuellen Events. Man kann die üblichen Konzepte grob zusammenfassen. Welches Format letztlich mein eigenes virtuelles Event bekommt wird individuell an den Anforderungen entlang definiert.

Auch wenn ich mich schnell für ein Format entschieden habe, stellt sich die Frage, welche Möglichkeiten die Anbieter virtueller Events mitbringen. Die meisten Videoplattformen sind sehr gut im Video-Delivery und Bereitstellen der Online Räume. Meistens fehlt es aber an einer koordinierten und durchdachten Teilnehmerreise und Teilnehmer-Experience. Auch kommt das Konzeptionieren häufig zu kurz. Insbesondere jetzt, wenn man nach Aufklärung sucht.

Jedes Format bringt andere Herausforderungen mit sich. Entscheidend ist, die Transformation vom ursprünglichen Live-Event zum virtuellen Event zielgerichtet und durchdacht durchzuführen.

Dazu finden Sie unten einen Leitfaden.

Was ist ein Virtual-Live-Event?

doo und REALIZE integrieren mit Ihren Partnern und Technologie-Anbietern virtuelle Events in die Teilnehmerreise. Um den bestmöglichen Event-Erfolg sowie eine professionelle Teilnehmer-Experience zu ermöglichen, haben wir einen Prozess zur Anforderungsdefinition entwickelt (siehe unten).

Es gibt eine ganze Reihe Tricks, um die Fallstricke und Schwachstellen von virtuellen Events kontrollierbar zu machen und so den Event-Erfolg abzusichern (siehe Leitfaden unten).

Eine Sache ist uns aber wichtig: Kein virtuelles Event ist ohne Live-Engagement erfolgreich! Zwar gibt es leider häufig virtuelle Angebote, bei welchen der Veranstalter ‘nur’ sendet, dies führt aber unserer Erfahrung nach (in einer Welt im Konkurrenzkampf um wertvolle Teilnehmer) sehr selten zu einem echten Event-Erfolg.

“Kein virtuelles Event ohne Live Engagement!”

Zusammen mit unserem Partner doo aus München haben wir gemeinsam ein Beispiel entwickelt, wie Sie die Transformation vom klassischen Event zum Live-Event erfolgreich meistern: Das Virtual-Live-Event.

doo hat sich dabei auf die technische Implementierung der Plattform und ganzheitlichen Teilnehmerreise spezialisiert, während REALIZE die Konzeption, Design, das Projektmanagement und den Einbau von weiteren Live-Elementen, wie z.B. den Video-Live-Host, ermöglicht.

Wie erstelle ich einen Event-Transformationsplan?

Nach unserer Erfahrung, sind für eine Transformation zum erfolgreichen virtuellen Event zwei Dinge wesentlich: 

(1) Grundregeln der Transformation befolgen.

(2) Individuelle Anforderungen richtig definieren.

5 Grundregeln bei der Transformation zum virtuellen Event

1. 1. Nichts überstürzen!
   Was am Ende meine Ziele erfüllt und zu meiner Audience passt, ist häufig anders als die erste Idee.

1. 2. Auf Ziele konzentrieren – nicht Experience replizieren.
   Ein virtuelles Event ist anders als ein Live-Event. Ziele werden anders erreicht. Alles hängt viel stärker von der Relevanz der Inhalte ab, weniger von der Experience wie bei klassischen Live-Events.
2. 3. Technische Möglichkeiten und Services verstehen.
   Nachdem mein Ziel klar ist, wird die passende Lösung benötigt. Es gibt eine Vielzahl von Tools am Markt. Man kann aber aus zeitlichen Gründen nicht mit allen sprechen. Erst recht, wenn Anbieter gerade mit einer Flut an Anfragen konfrontiert sind.
3. 4. Anforderungen definieren – Keep it simple!
   Virtuelles Live-Engagement funktioniert anders. Am besten ist es, wenn man sich 1-2 wesentliche Ziele für die Umsetzung gibt. Nach dem ersten erfolgreichen virtuellen Event kann man seine Anforderungen steigern.
   Tipp: Unten finden Sie eine Hilfestellung, wie man seineAnforderungen klar definiert.
4. 5. Plan erstellen.
   Erst nachdem Ziele, Möglichkeiten und Anforderungen klar sind wird geplant! Alles andere wird zum Misserfolg führen, insbesondere wenn man vorher keine Erfahrung mit virtuellen Events gesammelt hat.

Wie definiere ich individuelle Anforderungen richtig?

Vieles ist möglich solange das virtuelle Event gut geplant wird. Daher ist der folgende Teil entscheidend für den Erfolg eines virtuellen Events. Die zentralen Punkte sind:

1. Mehrwerte replizieren, nicht Experience

Beim virtuellen Event ist es nicht unsere Aufgabe eine Online Umgebung zu kreieren, die jedes Element der ursprünglichen Live-Veranstaltung nachahmt. Warum? 

(1) Das ist sehr schwer.

(2) Es wird super teuer.

(3) Es wird nicht den Grund ersetzen, warum die Leute an einem Event teilnehmen möchten.

Der Grund, warum Menschen auf Events zusammenkommen, ist der persönliche Mehrwert.

2. Mehrwert für die Audienz bestimmen

Da virtuelle Events nicht die Experience einer Live-Veranstaltung nachstellen können, ist die zentrale Frage: Warum kommen die Leute normalerweise zu Ihrem Event? Welche Antworten treffen auf Ihre Audienz zu?

Meine Teilnehmer melden sich zu meinem Event an, weil sie…

• mein Angebot oder das meiner Sponsoren und Aussteller kennenlernen oder ausprobieren möchten
• den Austausch mit Experten suchen
• Networking untereinander anstreben
• aktuelle Informationen/ Insights nicht verpassen möchten
• Inspiration suchen
• neue Fähigkeiten erlernen wollen (z.B. in einem Workshop)
• Produkte einkaufen oder neue Produkte kennenlernen möchten
• Gesellschaft und Entertainment genießen möchten
• oder einen ganz anderen Mehrwert suchen.

Sollten es mehrere Punkte sein, macht es Sinn, diese auf zwei, maximal drei einzugrenzen. Mehr lässt sich beim ersten virtuellen Event sowieso nur selten erfolgreich umsetzen. Weniger ist beim ersten Mal mehr. Danach kann man Stück für Stück aufbauen. Vergessen wir nicht: Ein virtuelles Event kann viel schneller wiederholt werden – erst recht, wenn das erste erfolgreich war!

“Nur wer seine Teilnehmer kennt, kann sie begeistern!”

3. Event-Ziele definieren

Nachdem man den Mehrwert bestimmt hat, den die Teilnehmer suchen, muss das eigene Event-Ziel passend zu diesem Mehrwert festgelegt werden. So ein Ziel gab es sicherlich schon für das ursprüngliche Live-Event. Jetzt macht es Sinn dieses Ziel noch einmal zu überprüfen und eventuell anzupassen. Denn davon hängt die ganze Umsetzung des virtuellen Events ab. 

Beispiele für Event-Ziele

• Leads generieren (für mich oder meine Aussteller/ Sponsoren)
• Kundenbindung fördern
• Lieferanten- oder Händlerbeziehungen fördern
• Ein neues Produkt(-portfolio) vorstellen
• Brand und Bekanntheit entwickeln
• Lernwerte vermitteln
• Gesellschaftlichen Auftrag erfüllen
• Umsätze vor Ort generieren, z.B. durch Aufträge
• Ticketumsatz generieren

Stehen Leads im Vordergrund ist entscheidend, welche Teilnehmerqualität wir attraktivieren und dass wir Anfrage-Möglichkeiten bereitstellen. 

Geht es um einen Produkt-Launch, braucht es Präsentationsmöglichkeiten und ggf. ein Format, das für Presse und Influencer geeignet ist. 

Wenn ich meine Aussteller und Sponsoren glücklich machen möchte, benötige ich Möglichkeiten, sie richtig zu präsentieren und auch spezifisch Teilnehmer durch eine ausstellerspezifische Reise zu schicken, z.B. mit Hilfe von konditionalen Prozessen und Aussteller-Codes.

Bei Lernwerten oder einem gesellschaftlichem Auftrag ist das wiederum gänzlich anders. Daher ist die Festlegung der Ziele erfolgskritisch. 

Diese Ziele müssen allen Beteiligten zwingend bekannt sein. Nur so lässt sich die richtige Lösung zusammenstellen!

4. Teilnehmertyp definieren

Nach Teilnehmer-Mehrwert und Zielen muss der Teilnehmertyp bestimmt werden. Dies definiert nicht nur die Umgebung des virtuellen Events sondern die gesamte Teilnehmerreise. 

Da es bei virtuellen Events noch etwas schwieriger ist wertvolle Teilnehmer vor den Rechner bzw. das Smartphone zu bekommen als bei Live-Events, muss die Teilnehmerreise unbedingt um den Teilnehmertyp gestrickt sein. 

Beispiele für Teilnehmertypen

• B2B Business Entscheider / Budget-Owner
• B2B Einkäufer
• B2B Produktnutzer
• B2C Endverbraucher
• Presse
• Meinungsführer oder Influencer
• Politiker
• High-Net-Worth Individuals / spendenbereite Personen
• Schüler und Auszubildende

Wenn es um Lead-Generierung für industrielle Produkte geht, suchen wir Industrie-Entscheider bzw. Budget-Owner. Geht es um einen Produkt-Launch sind eher die Presse und wichtige Händler die Ziel-Teilnehmer. Bei einer Recruitingmesse sind es potentielle Jobsuchende. 

Die Unterschiede könnten nicht größer sein und so sieht auch die Teilnehmerreise jeweils gänzlich anders aus.

5. Inhalte clustern und schneiden

Nach Mehrwert, Zielen und Teilnehmertyp ist der logische nächste Schritt festzulegen, welche entsprechenden Inhalte transportiert werden sollen. 

Hier gibt es ein Spannungsfeld zwischen

(1) was will ich unbedingt senden und 

(2) was wollen meine Teilnehmer unbedingt hören. 

Schlechtes Feedback gibt es immer dann – insbesondere bei virtuellen Events – wenn der Veranstalter sich zu stark auf das Senden konzentriert und weniger auf die Teilnehmerbedürfnisse.

Der wesentliche Trick ist gar nicht die Inhalte, die man senden will umzubauen, sondern diese entsprechend der Teilnehmerbedürfnisse zu kommunizieren. Ziel-Teilnehmer, die genau das hören wollen, was ich zu sagen habe, gibt es meistens genug. Aber wenn meine Inhalte nicht entsprechend geclustert und kommuniziert werden, nehmen die Teilnehmer sie auch nicht wahr.

Daher ist die entscheidende Frage: Was sind die Inhaltlichen Themen, die zu meinen Teilnehmer-Bedürfnissen passen?

Die Auswahl der Inhalte hängt vor allem von den Zielen und dem Teilnehmerverständnis ab. Wenn ich nicht genügend über meine Teilnehmer weiß, kann ich über verschiedene Einladungswellen, Themen testen und messen. Das ist kein Problem, muss aber im Setup eingeplant werden. 

Kanal und Format werden erst im nächsten Schritt bestimmt. Das sollte allerdings zusammen mit einem Spezialisten für die Umsetzung geschehen, sofern man selbst noch kaum Erfahrung mit virtuellen Events hat.

6. Follow-up und Regelkommunikation festlegen

Wenn Teilnehmer am Rechner oder vom Smartphone aus teilnehmen, sind sie leichter abgelenkt und bleiben meist auch nicht so lange aktiv dabei. Daher ist das Teilnehmer-Engagement während des virtuellen Events deutlich geringer ist als bei Live-Veranstaltungen. Auch so rückt die Kommunikation vor und nach dem Event wieder stärker in den Vordergrund. 

Vor dem Event kann ich einerseits das Verhalten bei Einladungen und andererseits die Interessensabfragen bei der Registrierung verwenden, um meine Themen zu testen und Teilnehmer zu segmentieren – insbesondere meine Ziel-Teilnehmer. So transportiert man nicht nur besser seine Marke, sondern macht auch die Veranstaltung eher zu einem Erfolg.

Nach dem Event ist es zwingend notwendig engagierte Teilnehmer in den richtigen Prozess zu bringen. Da wir bei virtuellen Events deutlich weniger Möglichkeiten der Interaktion haben, findet ein Großteil der Magie nach dem Event statt. Geht es mir z.B. um Lead-Generierung, nutze ich die gelernten Interessen, um den Teilnehmer in den richtigen Lead-Prozess zu steuern. 

7. Budget und Kapazität festlegen

WICHTIG: Es gibt zahlreiche Möglichkeiten ABER das perfekte Setup kann eine ganze Menge logistische Herausforderungen und/ oder Kosten mit sich bringen. Das Spannungsfeld ergibt sich aus drei Dimensionen

Der Aufwand des virtuellen Events wird durch drei Dimensionen bestimmt:

1. Anzahl inhaltliche Bereiche bzw. Räume
2. Anzahl Live-Präsentatoren und Live-Engagement Features
3. Anzahl Teilnehmer

Diese drei Dimensionen wirken, je nach Setup, multiplikativ auf Aufwand, Kosten und Zielerreichung.

Je mehr Bereiche ein Event hat, desto mehr Inhalte müssen vorbereitet und in die virtuelle Umgebung eingebunden werden. Das ist weniger eine technische Herausforderung, als eine organisatorische.

Je mehr Live-Präsentationen und Live-Engagement Features eingesetzt werden (wie z.B. “1zu1-Interviews” oder Live-Chats), desto mehr Personen müssen am Tag des Events bereitstehen und vor allem sicher im Umgang mit der virtuellen Umgebung sein. Das hat sowohl einen organisatorischen als auch finanziellen Aspekt. Hier macht es Sinn zu definieren, was ist für mich ein “MUST-HAVE”, sprich: was muss wirklich live sein?

Außerdem stellen sich folgende Fragen: Wie viele Teilnehmer lässt man für die Live-Workshops zu? Wie viele in jedem Vortrag und in Live-Chats oder Networking Lounges? Das ist relevant für die Experience auf der Teilnehmerreise und kann auch schnell sehr teuer werden, wenn beispielsweise bei jeder Live-Präsentation 1.000 Teilnehmer möglich sein sollen.

8. Lösung und Umsetzung gestalten

Nach Definition von Mehrwert, Ziel, Teilnehmerfokus und Inhalten können Sie ein erfolgreiches virtuelles Event gestalten! Die Anforderungen können nun exakt formuliert werden.

Beispiele für Anforderungen, um Mehrwertanspruch, Ziel, Audienz und Inhalten gerecht zu werden:

• Lobby mit personalisierten Inhaltsangeboten oder Live-Host
• Offene Vortragsräume mit Live-Engagement Funktionen, z.B. Q&A
• Auditorium für Live-Produktpräsentation mit Social Media Integration
• Begrenzte Workshop-Sessions mit Screensharing und Datentransfer
• Info-Räume mit Downloads und Produktanfrage Formular
• Offenes Networking mit thematisch orientierten Group-Chats
• Aussteller- oder Sponsor Stände mit 1zu1 Video-Chat Möglichkeiten

Die Möglichkeiten sind recht breit. Wir haben daher einen Fragebogen erstellt, der Ihnen die Anfrage-Erstellung erleichtert. Anschließend erstellen wir gemeinsam mit Ihnen eine Lösung und begleiten auf Wunsch auch Ihre Umsetzung.

Fazit: virtuelle Events

Viele klassische Event-Formate können in eine virtuelle Umgebung übersetzt werden und gleichzeitig den Zielen des Veranstalters gerecht werden. Uns muss allen klar sein, dass die virtuelle Erfahrung eine andere und nur selten dazu geeignet ist, ein klassisches Live-Event nachzuahmen. Unsere Ziele können wir dennoch in den meisten Fällen – insbesondere während des herrschenden Veranstaltungsverbots – erreichen. Nur eben auf eine andere Weise.

Aber nur wer seine Anforderungen vorab umfangreich definiert und die richtigen Erwartungen an eine Lösung mit einem virtuellen Event mitbringt, wird den Schritt zu einem Erfolg machen.